Politique de confidentialité pour la marque employeur et le recrutement de KOESIO

Date de dernière mise à jour : 13/03/2025

Chez KOESIO, nous gérons notre marque employeur ainsi que notre processus de recrutement par le biais de notre site carrière, ainsi qu'à l’aide d’un système de suivi des candidats, qui centralise la gestion des candidatures et facilite leur suivi. 

Pour les besoins des présentes, le "Site Carrière" désigne l'ensemble des outils que nous utilisons pour gérer notre marque employeur et notre recrutement, incluant à la fois notre site web de recrutement, et notre système de suivi des candidatures (ATS). 

La présente Politique de confidentialité a pour objet de décrire les conditions dans lesquelles le Groupe KOESIO traite vos données à caractère personnel au sein de notre ATS, ainsi que les engagements pris à cet égard, dans le respect :

• du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ; 

• et de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée.

1. Responsabilité dans le traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel (DCP) désignent toutes informations permettant d'identifier directement ou indirectement une personne physique vivante (ex : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse IP etc.) 

Par traitement, il faut entendre toute opération réalisée sur une DCP, qu'il soit manuel ou automatisé (ex : la collecte, la création, l'analyse, le partage, la suppression et même la simple consultation de données à caractère personnel). 

Dès qu'un traitement est réalisé, les règles du RGPD s'appliquent, notamment pour le Responsable de traitement. 

Un Responsable de traitement est l'entité qui décide à quelles fins les DCP seront traitées et comment le traitement sera effectué, même s'il délègue l'exécution des tâches à un Sous-traitant. 

Un Sous-traitant de données est l'entité qui traite des DCP pour le compte du responsable de traitement, sous les seules instructions de ce dernier. 

Dans le cadre du recrutement, le Responsable de traitement est la filiale du Groupe KOESIO qui publie l'annonce et gère le recrutement. Ainsi, chaque filiale agissant en tant qu'employeur est responsable du traitement des données des candidats. 

2. Les catégories de données traitées 

Nous ne traitons que les DCP nécessaires au recrutement, notamment :

Données générales (de tous les utilisateurs du Site carrière)

• Données techniques et de navigation : adresse IP, le type et la version du navigateur, le comportement de navigation, la source du trafic, la résolution de l'écran, la langue préférée, l'emplacement géographique, le système d'exploitation et les paramètres/l'utilisation de l'appareil.

• Données de communication : contenu des messages échangés avec nous (e-mails, enregistrements vidéo, messages sur les réseaux sociaux, les informations que vous ajoutez à votre compte chez nous, les réponses à des enquêtes, etc.)

Données collectées dans le cadre du recrutement (candidats uniquement)

• Données d'identification : Nom, Prénom
  
  
• Données de contact : coordonnées (téléphone, email, adresse postale)
  
  
• Données de candidature : CV, lettre de motivation, lettre de recommandation, vidéo de présentation, échantillons de travail, attentes salariales, type et durée de contrat proposé.
  
  
• Données sur le suivi de la candidature : évaluation de la candidature, notes des entretiens, des évaluations et des tests, état de la candidature.

3. Les sources de collecte de vos données à caractère personnel

• Depuis le Site Carrière : lorsque vous visitez le Site Carrière, nous recueillons des données techniques de navigation (ex : adresse IP, type de navigateur etc.) 

• Données fournies directement par vous : lors de votre candidature et de vos échanges avec nous. 
  
  Attention : vous avez toujours le choix de ne pas nous fournir certaines informations. Toutefois, certaines DCP sont indispensables pour traiter votre candidature ou vous fournir des informations adaptées. 
  
  
• Données générées au cours du process de recrutement : ces données sont produites par KOESIO au fur et à mesure de l'évaluation de votre candidature (évaluations internes, résultats d'entretiens, décisions et statuts de candidature etc.) 
  
  
• Données fournies par des tiers : informations issues de sources publiques (LinkedIn, site web de l'employeur etc.). Ces données sont collectées sur la base de l'intérêt légitime à identifier des profils correspondant aux opportunités de recrutement que nous proposons. 

4. Les finalités des traitements de vos données à caractère personnel

Nous traitons vos DCP pour différentes finalités : 

1. Gérer votre candidature et suivre le process de recrutement : réception, stockage et traitement des candidatures ; suivi du statut de la candidature et communication des décisions.
   
2. Evaluer votre profil en fonction des opportunités disponibles : analyse du CV et des documents fournis ; évaluations internes, tests, entretiens et feedback des recruteurs. 
   
   
3. Vous contacter pour des opportunités actuelles ou futures : communication sur l'évolution de votre candidature ; proposition de nouvelles offres correspondant à votre profil. 
   
   
4. Faciliter la gestion interne du recrutement : coordination entre les recruteurs et responsables ; organisation et planification des entretiens ; partage interne des profils pour des opportunités adaptées. 
   
5. Respecter les obligations légales et réglementaires : respect des règles de non-discrimination et d'égalité des chances ; gestion des contentieux liés au recrutement ; archivage des données conformément aux obligations légales. 
   
6. Assurer la sécurité et l'amélioration continue du Site Carrière : protection des données ; amélioration des fonctionnalités et de l'expérience utilisateur ; détection des activités frauduleuses ou suspectes. 

5. Le partage de vos données à caractère personnel

En tout état de cause, le partage de vos données se fait dans le strict respect des règles de confidentialité et de protection des données applicables. 

Nos prestataires de services.
Nous partageons vos DCP avec des prestataires qui nous assistent dans la gestion de notre marque employeur et de notre processus de recrutement. Cela inclut notamment les prestataires spécialisés en recrutement, ainsi que ceux assurant la gestion et le bon fonctionnement de notre ATS. 

Les sociétés du Groupe KOESIO.
Nous partageons vos DCP avec les filiales du Groupe si une opportunité correspondant à votre profil est disponible dans une autre filiale, afin d'évaluer votre candidature pour ce poste. Mais aussi, si une filiale fournit des services ou outils nécessaires au recrutement. 

Opérations de fusions, acquisitions ou restructuration
En cas de fusion, d'acquisition, de cession d'activités ou de toute autre opération de restructuration impliquant le Groupe KOESIO, vos DCP peuvent être transférées aux parties concernées.

Sociétés fournissant des cookies sur le Site Carrière.
Si vous y consentez, des cookies sont mis en place par d'autres sociétés que celles appartenant au Groupe KOESIO. Ces sociétés utiliseront les données recueillies par ces cookies conformément à leur propre politique de confidentialité. Vous trouverez des informations sur les cookies concernés dans notre Politique en matière de cookies.

Aux autorités et autres acteurs publics - lorsque nous en recevons l'ordre.
Nous partagerons vos DCP avec les autorités et autres acteurs publics lorsque nous sommes dans l'obligation légale de le faire.

À des parties impliquées dans une procédure judiciaire.
Si nécessaire pour protéger ou défendre nos droits, nous partageons vos données à caractère personnel avec les autorités publiques ou avec d'autres parties impliquées dans une procédure judiciaire potentielle ou en cours. Cela peut par exemple se produire en cas de plaintes pour discrimination.

6. Les bases légales des traitements de vos données à caractère personnel

Pour traiter vos DCP, nous devons disposer d'une base légale conforme au RGPD. Il s'agit d'une justification nécessaire à tout traitement de données personnelles. 

Dans le cadre des activités décrites dans la présente Politique de confidentialité, nous nous appuyons sur différentes bases légales conformément au RGPD :

• L'exécution de mesures précontractuelles (article 6.1.b du RGPD) : pour le traitement des candidatures et l'évaluation des profils en vue d'une éventuelle embauche. 

• L'intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD) : pour la gestion et l'amélioration continue du processus de recrutement, pour la constitution d'un vivier de candidatures permettant de proposer des opportunités futures aux candidats ou pour la gestion des éventuels litiges liés au recrutement.

• Le consentement (article 6.1 a du RGPD) : pour certaines situations spécifiques, telles que l'enregistrement des entretiens. En ce cas de figure, vous pourrez retirer votre consentement à tout moment (voir article 9 pour en savoir plus sur l'exercice de ce droit).

• Le respect d'une obligation légale (article 6.1.c du RGPD). 

7. Le transfert de vos données à caractère personnel et leur protection

Par principe, nous traitons vos DCP au sein de l'Union Européenne et de l'Espace Economique Européen. 

Cependant, nous pouvons ponctuellement avoir recours à des sous-traitants qui utilisent des moyens de traitements situés en dehors de l’EEE. Dans ce cas, s’ils ne sont pas établis dans un pays justifiant d’un niveau de protection suffisant, nous veillons à utiliser des garanties reconnues par le RGPD afin de permettre le transfert. 

Nous avons recours aux garanties suivantes :

• La Décision d'adéquation de la Commission Européenne pour les États-Unis via le cadre de protection des données UE-États-Unis, et la décision d'adéquation pour le Royaume-Uni : Si le pays de destination est reconnu comme garantissant un niveau de protection équivalent au RGPD. 
  

• La conclusion des clauses types de la Commission Européenne avec le destinataire des données à caractère personnel en dehors de l'UE/EEE : Cela signifie que le destinataire garantit que le niveau de protection de vos données à caractère personnel, tel que prévu par le RGPD, continue de s'appliquer, et que vos droits sont toujours protégés.

• Garanties techniques et organisationnelles renforcées : Mise en place de mesures de sécurité avancées (chiffrement de données, accès restreint, audits de sécurité etc.) pour prévenir tout risque de violation ou d'accès non autorisé. Ces mesures que nous mettons en œuvre dépendent de ce qui est techniquement réalisable et suffisamment efficace pour le transfert en question.

Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur les cas dans lesquels vos DCP sont transférées en dehors de l'UE/EEE, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans les articles 9 et 10 ci-dessous.

8. La conservation de vos données à caractère personnel

Nous conservons vos DCP pour des durées limitées et proportionnées aux finalités du traitement, conformément aux obligations légales applicables. 

Toutes les personnes 

Si vos DCP sont traitées pour protéger et faire valoir nos droits (ex : gestion du contentieux), nous les conservons jusqu'à la résolution complète et définitive du différend. 

Visiteurs

Nous conservons vos données techniques pendant un (1) an à des fins de sécurité. Les périodes de conservation des cookies sont définies dans notre Politique en matière de cookies.

Candidats

• Candidat recruté : vos DCP seront conservées pendant toute la durée de votre contrat de travail, puis archivées conformément aux obligations légales applicables.
  
• Candidat non recruté : vos DCP seront conservées pendant 2 ans pour nous permettre d'identifier d'éventuelles opportunités futures et vous recontacter si un poste correspond à votre profil.

9. Quels sont vos droits, et comment pouvez-vous les exercer ?

Cet article vous informe sur vos droits en matière de protection des données lorsque nous traitons vos informations personnelles. 

Certains droits ne s'appliquent que dans des situations spécifiques, en fonction de la base légale sur laquelle repose le traitement de vos DCP. 

Si vous souhaitez exercer l'un ces droits, vous pouvez : 

- Visiter la page Données et Confidentialité de notre Site Carrière, où nous proposons des fonctionnalités vous permettant d'exercer vos droits ;

- Vous connecter à votre compte chez nous, où vous pouvez utiliser les paramètres du compte pour exercer vos droits ; ou

- Nous contacter directement à l'adresse suivante : dataprotection.grp@koesio.com. 

• Droit d'information

Vous avez le droit d'être informé(e) sur la manière dont nous traitons vos DCP et sur tout changement de finalité qui diffèrerait de celle pour laquelle elles ont été initialement collectées. 

Nous vous fournissons ces informations par le biais de la présente Politique de confidentialité ainsi qu'en répondant à vos éventuelles questions

• Droit d'accès

Vous pouvez demander la confirmation que nous traitons des données vous concernant. Une copie de ces DCP, ainsi que des informations sur la manière dont nous les utilisons. 

• Droit d'accès et de demande de transfert de vos données à caractère personnel à un autre destinataire (« portabilité des données »)

Si nous traitons vos DCP sur la base de votre consentement ou dans le cadre d'un contrat et qu'il est effectué de manière automatisée, vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de les transmettre à un autre responsable de traitement. 

Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez également demander leur transmission directe à un autre organisme. 

• Droit d'effacement (« droit à l'oubli »)

Dans certains cas, vous pouvez nous demander de supprimer les DCP vous concernant. 

Cela peut être le cas, par exemple : 

- Si elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;

- Vous révoquez votre consentement (lorsque le traitement repose sur celui-ci) ;

- Vous vous opposez au traitement et aucune raison légitime ne le justifie. 

• Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos DCP basé sur notre intérêt légitime, en invoquant vos circonstances personnelles.

• Droit de limitation

Si vous estimez que les DCP que nous traitons à votre sujet sont inexactes, que notre traitement est illégal ou que nous n'avons pas besoin de ces informations pour un objectif spécifique, vous avez le droit de demander la limitation du traitement desdites DCP. 

Si vous vous opposez à notre traitement, comme décrit ci-dessus, vous pouvez également nous demander de limiter le traitement de ces données pendant que nous examinons votre demande.

Lorsque le traitement de vos DCP est limité, nous ne traiterons ces données (à l'exception du stockage) qu'avec votre consentement ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits légaux, pour protéger les droits d'une autre personne physique ou morale, ou pour des motifs liés à un intérêt public important.

• Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction ou la mise à jour de vos données si elles sont inexactes ou incomplètes. 

• Droit de retirer votre consentement

Lorsque nous traitons vos DCP sur la base de votre consentement, vous êtes en droit de le retirer à tout moment. 

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la légalité des traitements déjà effectués avant cette révocation.

• Droit de déposer plainte

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) dont les coordonnées se trouvent ici.

10. Où pouvez-vous adresser vos commentaires ou questions ?

Si vous souhaitez nous contacter afin d'exercer vos droits ou si vous avez des questions ou des commentaires concernant la manière dont nous traitons vos DCP, vous pouvez nous contacter par e-mail à l'adresse suivante : dataprotection.grp@koesio.com.

11. Mises à jour de la présente Politique de confidentialité

Nous mettons à jour cette Politique de confidentialité lorsque cela est nécessaire, notamment pour intégrer de nouvelles pratiques de traitement des données, améliorer la clarté et la transparence des informations, garantir notre conformité aux règlementations en vigueur sur la protection des données. 

Nous vous recommandons de consulter cette page régulièrement afin de rester informé(e) des éventuelles modifications. La date de dernière mise à jour est toujours indiquée en haut de cette page.